「監査でChatworkのチャットログを提出してほしいと言われたけれど、何を出力して、どう保管すればいいの？」と悩んでいませんか？
Chatworkの公式機能で出力したデータを監査提出に使うときは、出力前に提出条件と公式仕様を確認し、出力後は原本と作業用コピーを分けて確認することが大切です。
この記事では、Chatworkの監査提出用チャットログを「出力前準備」「監査ログの出力と原本保管」「作業用コピーで提出データを確認」「監査提出前の最終チェック」の4段階で整理してご紹介します。
1. 出力前準備｜監査の提出条件と出力範囲を確認する
まずは監査担当者へ、対象期間、対象ルーム、対象ユーザー、必要な項目、提出形式を確認しましょう。
添付ファイルも必要なら、ファイル本体まで提出するのか、Chatwork上のファイルを参照できる状態でよいのかも確認しておきます。
退職者が関わるルームを対象に含める場合は、チャットワーク退職者データの引き継ぎ方法もあわせてチェックしてみてくださいね。
Chatworkのチャットログ・エクスポートでは、特定の期間・チャット・ユーザーなど、特定データだけを指定して出力することはできません。
提出したい範囲は出力前に決めておき、出力後のデータから該当する期間・ルーム・ユーザーを確認する前提で進めます。
社内の保存対象や閲覧権限まで見直す場合は、Chatworkのコンプライアンス対応でログを保全する方法や企業向けのChatworkログ管理方法も参考になります。
2. 監査ログの出力と原本保管｜公式仕様を確認して保存する
監査に提出するログは、プロフェッショナルプラン（旧エンタープライズプラン）の「チャットログ・エクスポート機能」で取得できます。
出力形式はHTMLとCSVから選べます。
出力前に、次の制約を確認しておきましょう。
- エクスポートは1日1回まで。新しくエクスポートすると、前回のデータは上書きされる
- ログはリアルタイムではなく、毎日午前4時に取得された時点の内容が反映される
- 特定の期間・チャット・ユーザーだけを指定して出力することはできない
必要な時点までのログが午前4時の取得内容に反映されていることを確認してから、エクスポートを実行します。
CSVでは、ルームごとのメッセージやファイル、メンバー情報を確認でき、「message」ファイルには発言日時、ルーム名、アカウント名、発言内容などが記録されています。
添付ファイルはファイル本体ではなく、Chatwork上のファイルへアクセスするためのリンクとして出力されます。
すでに削除されたファイルなど、公式出力で参照できないものが監査対象に含まれる場合は、手元の資料や別途保管した資料と照合できるように整理します。
タスク一覧は独立した一覧として出力されませんが、タスクを追加したメッセージから内容を確認できる場合があります。
編集・削除されたメッセージは、対象のログを含める設定にしておけば、変更前の内容を確認できる場合があります。
出力範囲と取得条件を確認したら、ファイルに手を加えず、そのまま原本として保存しましょう。
普段からログを残す方法は、チャットワークのログ保存方法と選び方も参考にしてみてくださいね。
3. 作業用コピーで提出データを確認｜原本を編集せずに整理する
原本は作業用ファイルと分け、アクセスできる人を限定した場所へ保存します。
ファイル名だけでなく、エクスポート日時、実行者、確認した条件も記録しておくと、あとから出力の経緯を説明しやすくなります。
並べ替え、抽出、文字化けの確認、提出用のファイル名への変更などは、原本をコピーした作業用データで行いましょう。
Chatworkでは対象だけを指定して出力できないため、作業用コピーから監査依頼に合う期間・ルーム・ユーザーを確認し、提出する範囲を整理します。
添付ファイルを確認するときは、作業用コピーに記載されたリンクから必要なファイルを参照できるかを確認します。
リンクが開けない、ファイルが削除されているなどの場合は、監査担当者へ確認できる資料と状況を共有できるようにしておきます。
4. 監査提出前の最終チェック｜提出先と共有方法まで確認する
提出前に、作業用コピーと保管した原本を取り違えていないことを確認し、次の項目を上からチェックしましょう。
- 必要な対象期間・チャット・ユーザーのデータが、作業用コピー内で確認できるか
- エクスポート日時を踏まえ、必要な時点までのログが反映されているか
- メッセージ内容、投稿者、日時など、監査で必要な項目がそろっているか
- 添付ファイルのリンクを必要に応じて参照できるか
- 文字化けや欠落、重複がないか
- 作業用データと、編集せず保管した原本を取り違えていないか
- 提出先、共有方法、閲覧権限が適切か
送信前の共有範囲も見直したい場合は、Chatworkの情報漏洩対策も参考にしてみてください。
日常的なログ保存は監査提出用の公式出力と分けて続ける
監査の予定がない時期も、普段からChatworkのログを残して、あとですぐ探せるようにしたいケースがあります。
そんなときは、専用ツールを使う方法もあります。
チャットワログさんなら、全ルームのメッセージと添付ファイルをローカルへ保存し、専用ビューアから確認できます。
日常的なバックアップや必要なログを探すときの補助として使う場合も、監査提出ではChatworkの公式機能で取得したデータを原本として扱い、保存場所と用途を分けて管理しましょう。
普段の確認に使いやすいか、保存ログのサンプル画面で会話の読みやすさもぜひ確かめてみてください。
公式出力の原本と提出用データを分けて管理しよう！
Chatworkのログを監査へ提出するときは、出力前に必要な範囲と提出形式を確認し、公式仕様を踏まえて出力します。
公式機能で取得したデータは編集せずに原本として残し、内容の確認や提出にはコピーしたファイルを使いましょう。
添付ファイルのリンクや取得できない情報の扱いも確認したうえで、提出先・共有方法・閲覧権限を整えます。
監査対応とは別に普段のチャットや添付ファイルも残しておきたいなら、チャットワログさんを日常的なバックアップに使う方法もありますよ。
原本を残し、作業用コピーで確認し、公式仕様を確認してから提出する流れを決めておけば、いざ提出を求められたときも準備を進めやすくなります。