「退職者のChatworkアカウントは、いつ削除すればいいんだろう？」
退職者が一般ユーザー、ユーザー管理者、管理者のどれに該当するかで、退職日までに必要な操作は変わります。
どの権限から確認すればよいか、迷いますよね。
特に管理者が退職する場合は、アカウントを削除する前に後任へ管理者権限を移譲しなければなりません。
権限を確認したら、ルーム、DM、添付ファイル、タスクなど必要なデータを保存し、後任が確認できる状態にしてからアカウントを削除します。
この記事では、権限移譲、必要データの確認、退職者アカウントの削除を、退職日までの順番に沿って進める方法をご説明します。
退職者の権限別に最初に確認すること
一般ユーザーはデータの確認と引き継ぎが中心です。
ユーザー管理者は担当していたユーザー管理業務を後任へ渡します。
組織の管理者は1名だけなので、退職前に別のユーザーへ管理者権限を移譲してから削除手続きへ進みましょう。
削除の直前に抜け漏れへ気づくのは避けたいですよね。
| 期限 | 管理者が行うこと | 退職者・後任が行うこと | 完了条件 |
|---|---|---|---|
| 退職決定時 | 退職者の権限を確認し、管理者なら移譲先を決める | 退職者は参加ルーム、DM、ファイル、未完了タスクを洗い出す | 必要な権限移譲とデータ確認の担当者が決まっている |
| 最終出社前 | 後任を必要なグループチャットへ追加し、権限とタスク担当者を変更する | 退職者はDMの要点、ファイルの保存場所、タスクの経緯を後任へ渡す | 後任が必要なルームと保存済みデータを開ける |
| 削除直前 | 管理者権限の移譲、必要ファイルのダウンロード、担当タスクの変更を再確認する | 退職者と後任が未完了事項を照合する | 削除後に失う情報の保存と引き継ぎが完了している |
| 削除後 | 削除済みユーザーがログインできないことと、後任の権限を確認する | 後任はグループチャット、保存ファイル、引き継いだタスクを確認する | 後任が業務を継続でき、保存先も共有されている |
特にDMや添付ファイルは、後任があとから探そうとしても見つけにくいことがあります。
組織全体での運用ルールづくりに踏み込みたい場合は、企業向けChatworkログ管理の方法｜運用の注意点とコツもあわせて確認しておくと、退職以外の場面でも判断に迷わずに済みます。
削除前に必要なデータを保存する
対象が少ない場合は、必要なメッセージやファイルを手作業で保存します。
複数ルームやDMを継続して残す必要があり、確認漏れが心配な場合は、自動保存できる方法も候補になります。
全ルームを継続保存したい場合
チャットワログさんは、Chatworkのメッセージを自動でバックアップできるデスクトップアプリです。
参加している全ルームのログを定期的にパソコンへ保存できるため、退職者対応で確認漏れが起きる負担を減らせます。
データを外部クラウドではなく手元に残したい場合にも選びやすい方法です。
後任が見返しやすい形で残す
保存後は、後任が会話の流れを追える形になっているかも大切です。
CSVデータだけでは、誰がどの流れで何を言ったかを追いにくい場合があります。
チャットワログさんのビューアなら、Chatwork風の画面でログを見返せます。
DMルームの相手名で検索でき、添付ファイルも一緒に保存されるため、後から資料を確認したい場面でも探しやすくなります。
アカウント削除の前後で確認できる情報
ユーザーを削除すると本人はログインできなくなり、アカウントやデータは復元できません。
何が残り、何が消えるのか気になりますよね。
削除を確定する前に、残る情報、確認できなくなる情報、保存すべき情報を分けて確認しましょう。
削除後も残る情報
グループチャットの過去の投稿は、発言者名に「解約済」と付いた状態で残ります。
ダイレクトチャットも相手ユーザーだけが参加した状態で残りますが、投稿がない場合や両方のユーザーが削除された場合は削除されます。
削除したユーザーが依頼者のタスクは残り、依頼者名に「解約済」と表示されます。
削除後に確認できなくなる情報
削除したユーザーのマイチャットは自動的に削除されます。
また、削除したユーザーが担当者のタスクも自動削除されます。
アップロードしたファイルは利用状況によって削除される場合があり、削除後は取得できません。
退職者本人しか参加していないグループチャットも、参加者がいなくなると確認できなくなるため注意が必要です。
削除前に保存・変更する情報
必要なファイルは事前にダウンロードし、同じ組織のユーザーを対象チャットへ参加させます。
担当タスクは後任へ引き継ぎ、管理者が退職する場合は管理者権限を先に移譲します。
DMに業務上必要な経緯がある場合も、要点と保存先を後任へ共有しておきましょう。
退職対応以外のデータ保全まで含めて全体像だけ押さえたい場合は、ChatworkのBCP対策とデータ保全｜IT管理者向けログ保存ガイドも参考になります。
退職時のChatworkデータ対応は早めの備えが安心への近道
退職者の権限を確認し、必要な移譲と保存を終えてからアカウントを削除すると、後任が業務を続けやすくなります。
日頃からログを自動で残しておく仕組みがあれば、退職前の確認も進めやすくなります。
プランの制限や手作業の負担で対応しきれない場合は、チャットワログさんのような方法も選択肢になります。
「あのやり取り、どこにあったっけ？」と困る前に、退職前チェックと保存の流れを整えておきましょう！