もし明日、取引先から「先月送ったファイル、もう一度送ってもらえますか？」と連絡が来たら、すぐに見つけられますか？

Chatworkを使っていると、気がつかないうちにファイルがどんどん溜まっていきます。

ストレージの上限に達すると、新しいファイルが送れなくなって業務が止まることも。

この記事では、Chatworkのファイル管理と容量の仕組みから、整理の手順、大切なファイルを安全に残す方法まで、順を追って説明しますね。

Chatworkのファイル容量が足りなくなるとどうなる？

Chatworkのストレージには上限があります。

この上限を超えてしまうと、ファイルの送信ができなくなるんです。

日ごろからファイルのやり取りが多い職場ほど、突然のトラブルにつながりやすいので注意が必要です。

「ファイルが送れない」ある日突然の業務ストップ

ストレージの上限に達すると、チャットにファイルを添付できなくなります。

エラーが出て初めて「容量がいっぱいだった」と気づく方がほとんどなんですよね。

急ぎの見積書や契約書を送ろうとしたタイミングで起きると、相手を待たせてしまうことになります。

しかも、この上限はチームや組織全体で共有されているケースもあるので、自分だけ気をつけていても防ぎきれないことがあるんです。

フリープランの場合は組織全体で10GBという制限。

メンバーが増えるほどあっという間にいっぱいになります。

「さっきまで送れたのに」という状況が、ある日突然やってくるわけです。

削除したら取り返しがつかないという不安

容量を空けるために古いファイルを消そうとしても、「これ、後で必要になるかも」と手が止まることはありませんか？

Chatworkでは、一度削除したファイルは元に戻せません。

過去のやり取りに添付されていた資料や画像が消えてしまうと、その会話の文脈まで分からなくなってしまいます。

特にプロジェクトの記録や契約関連のファイルは、何年も後に必要になることがあるんですよね。

「削除して容量を空けたいけど、消したら困るかもしれない」。

このジレンマが、ファイル整理を後回しにしてしまう一番の原因です。

プラン別のストレージ容量と確認方法

Chatworkのストレージ容量は、契約しているプランによって異なります。

まずは自分のプランでどのくらい使えるのかを把握しておくと、対策が立てやすくなりますよ。

ここでは各プランの容量と、現在の使用量をチェックする手順を整理します。

フリー・ビジネス・エンタープライズの容量比較

Chatworkの各プランのストレージ容量は次のとおりです。

  • フリープラン: 組織全体で10GB
  • ビジネスプラン: 1ユーザーあたり10GB
  • エンタープライズプラン: 1ユーザーあたり10GB

ビジネスプランとエンタープライズプランでは、契約ユーザー数に応じて容量が増える仕組み。

たとえば10人で契約していれば合計100GBが使えて、1人あたりの上限はありません。

4人以下の場合でも50GBまで利用できるので、少人数チームでもそこまで困ることは少ないです。

ただし、フリープランだけは組織全体で10GBという制限なので、メンバーが多いと厳しくなります。

動画ファイルのやり取りが多い職場では、有料プランでも容量が足りなくなることがあるので油断できません。

ファイル管理画面で現在の使用量をチェックする手順

自分のチームがどのくらい容量を使っているか、確認する方法はとても簡単です。

Chatworkのチャット画面を開いたら、右上にある「ファイル管理」をクリックしてみてください。

ページの下の方に「ストレージ使用率」という表示があり、現在の使用量と上限がひと目で分かります。

定期的にチェックしておけば、上限に近づいたときに早めに手を打てますよ。

月に1回くらい確認する習慣をつけておくのがおすすめ。

一度覚えてしまえば、あとは迷わないです。

ストレージを圧迫するファイルを見つけて整理するコツ

ここからは、実際にストレージを空ける方法を見ていきましょう。

やみくもに削除するのではなく、容量を食っているファイルを特定してから整理するのが大事なポイント。

順番にやれば、必要なファイルを守りながらしっかり容量を回復できます。

容量を食っているファイルの特定方法

ファイル管理画面を開くと、アップロードされたファイルの一覧を確認できます。

動画ファイルやPDFは1つで数百MBになることもあるので、まずはサイズの大きいファイルから探してみてください。

1ファイルの上限は5GBとかなり大きいため、動画を何本か送っただけで容量の大部分を使ってしまうことも。

古いルームに残っている画像や資料も意外と容量を食っています。

「半年以上前のファイルで、もう使わないもの」を基準にすると、整理しやすくなりますよ。

不要ファイルを安全に削除して容量を回復する手順

削除したいファイルが見つかったら、ファイル管理画面から1つずつ削除できます。

削除するとそのぶんストレージの使用量が回復するので、上限に余裕が生まれるんです。

ただし、先ほどお伝えしたとおり削除したファイルは元に戻せません。

削除する前に「このファイルは本当にもう使わないか」を一度確認してから進めてくださいね。

チームで共有しているファイルの場合は、他のメンバーにも声をかけてから削除するのが安心です。

削除する前にバックアップを取っておく方法

「消したいけど、念のため残しておきたい」というファイルは、先にパソコンにダウンロードしてから削除するのが基本です。

ただ、ルームごとにファイルを探してダウンロードする作業は、数が多いとかなり手間がかかります。

そんなときに便利なのが、チャットワログさんです。

チャットワログさんは、Chatworkのメッセージだけでなく添付ファイルも自動でバックアップしてくれるデスクトップアプリ。

バックアップが済んだファイルはChatwork上から削除してもパソコンに残っているので、安心してストレージを空けられます。

買い切り1,980円で追加の月額料金もかからないため、毎月2,000円以上の追加ストレージを契約するよりコストも抑えられますよ。

よくある質問

Chatworkのファイル管理や容量について、気になるポイントをまとめました。

同じ疑問を持っている方が多いので、先に確認しておくとスムーズです。

削除したファイルの容量はすぐに回復する？

はい、ファイルを削除すると使用量はすぐに反映されます。

ファイル管理画面でストレージ使用率を確認すれば、削除後に数値が減っていることが分かりますよ。

ただし反映までに少し時間がかかることもあるので、削除直後に変わらなくても慌てないでくださいね。

追加ストレージの料金はいくらかかる？

Chatworkの追加ストレージは月額2,000円から10,000円のオプションとして用意されています。

人数が多い組織だとそれなりのコストになるので、まずは不要ファイルの整理やバックアップツールの活用で対応できないか検討してみるのがおすすめです。

チャットワログさんなら買い切り1,980円でファイルをローカルに退避できるので、月額コストをかけずに容量を確保できます。

退職者が送ったファイルは誰が管理する？

退職者がアップロードしたファイルは、そのままストレージに残り続けます。

管理者アカウントがあれば削除は可能ですが、中身を確認せずに消してしまうと、必要な資料まで失われるリスクも。

退職前にファイルの引き継ぎリストを作っておくか、あらかじめバックアップツールで自動保存しておくと安心です。

ファイル容量の不安をなくして業務に集中しよう

Chatworkのストレージ容量は、プランに関係なくいつか上限に近づくもの。

大切なのは、定期的にファイル管理画面をチェックして、使用量を把握しておくことです。

不要なファイルを整理しつつ、必要なものはバックアップを取ってからChatwork上で削除する。

この流れを習慣にしておけば、容量不足で業務が止まることもなくなります。

ファイルの自動バックアップにはチャットワログさんがぴったりです。

一度設定すれば放置するだけで、メッセージもファイルもまるごとパソコンに保存してくれますよ。

ストレージの心配から解放されて、本来の仕事に集中できる環境を整えてみてください。